Upphandling av molntjänster – viktigt att tänka på
Molntjänster är ett relativt nytt sätt att leverera tjänster och applikationer över internet, men det är inte pinfärskt. De flesta företag och privatpersoner använder sig idag av molntjänster i vardagen på ett eller annat sätt. I termen molntjänster ryms inte bara själva leveransen av tjänsterna utan även den hård- och mjukvara som möjliggör den, som leverantören äger och förvaltar. Molnet är ju inte ett fysiskt moln utan ett komplicerat nätverk av servrar över hela jorden. En enorm mängd datorkraft krävs för att förvara och processa all den information som lagras i molnet, eller molnen, som det ju faktiskt handlar om.
Dags för uppdatering
Ett företag vars IT-utrustning börjar bli gammal och som behöver en uppdatering har mycket att vinna på att ”migrera till molnet” som det ibland uttrycks. Genom att köpa tjänster som mail, fakturahantering, säkerhetslösningar och annat via nätet, överlämnar man ansvaret, driften och underhållet av i stort sett allt IT-relaterat till en extern leverantör. Detta frigör så klart mycket av personalens tid och kapacitet och får även ner kostnaderna för företaget, men det säger sig ju självt att det är viktigt att man väljer rätt leverantör. Så hur ska man gå tillväga för att hitta en kompetent leverantör som kan ta ansvaret för ditt företags information?
Definiera företagets behov
Det främsta syftet med att upphandla en molntjänst ska vara att underlätta medarbetarnas vardag och göra det lättare för dem att arbeta effektivt, så att företagets kapacitet bibehålls. Att gå över till molntjänster ska inte innebära strul och förseningar utan göra arbetet i företaget smidigare. Så det första steget inför en upphandling måste alltid vara att göra en undersökning bland medarbetarna vad de förväntar sig av molntjänsterna och hur deras behov ser ut.
Du måste också se till företaget som helhet. Vilka processer behöver förstärkas, var kan det finnas flaskhalsar som måste åtgärdas? Hanterar ditt företag mycket känslig information och hur ska den i så fall tas om hand?
Var tydlig med vad ditt företag behöver
När du har en klar bild av vad ditt företag behöver hjälp med kan du kontakta ett antal leverantörer och höra dig för om hur deras system ser ut och vad de erbjuder. Det är viktigt i förhandlingarna med olika leverantörer att du är tydlig med vad ditt företag behöver och vad du förväntar dig, annars blir det svårt för dem att komma med vettiga anbud. Var också noga med att du förstår alla termer och koncept som leverantören presenterar. Du kommer antagligen inte att förstå vad precis allt handlar om, men du ska i så fall kunna få en tydlig förklaring.
Engagera medarbetarna i processen
Här kan även medarbetarna hjälpa dig. Låt upphandlingen bli en fram- och tillbakaprocess, där du tar med dig information tillbaka till medarbetarna och diskuterar med dem. Att besluta om ett helt nytt IT-system ovanför medarbetarnas huvud är inte en bra strategi. Allt kommer inte att löpa smärtfritt i början och det är viktigt att du känner att du har medarbetarna med på tåget.
Få med allt i kontraktet
Var noga med att allt som utlovas och garanteras från leverantörens sida står med i det slutgiltiga kontraktet. Tydligt uppställda ansvarsområden ska finnas definierade. Missförstånd och antaganden hör inte hemma i en korrekt utförd upphandling, det kan du bittert få ångra senare. Du kan till exempel inte anta att leverantören gör kontinuerliga säkerhetskontroller av systemet om de inte tydligt lovat det skriftligt i kontraktet. Dessutom kan vissa tjänster visa sig innebära tilläggskostnader. Det är viktigt att du får reda på vad detta i så fall innebär och helst också att du får skriftligt på vad den maximala kostnaden för tjänsterna kan bli på ett år.