Så hittar du rätt leverantör av IT-drift
Funderar du på att upphandla IT-tjänster för ditt företag? Det finns många fördelar med att outsourca IT-driften för företaget, och det finns även många leverantörer som erbjuder IT-drift och support. Vanligtvis köper man en paketlösning där leverantören sköter drift och underhåll av ditt system.
Men det finns några fallgropar och saker att tänka på när man ska upphandla IT-lösningar. Därför är det bra om du innan du börjar se dig omkring efter bra leverantörer tänker igenom vad du verkligen vill ha hjälp med, och under vilka former. Blir det verkligen mer ekonomiskt att lägga ut hela IT-driften på entreprenad? Vad händer om supporten ligger nere under kvällar och helger och något oförutsett händer? Hur påverkar det ditt företags effektivitet? Det är vanligt att man som företagare stirrar sig blind på de besparingar man gör genom att slippa anställa IT-personal i företaget och istället outsourca, men det är då viktigt att välja ett företag som kan garantera att ditt företags effektivitet inte påverkas. Ett IT-företag som tar ansvar för sina kunders säkerhet och effektivitet
dygnet runt, året om, är ett företag att lita på.
Upphandlingsmodell för IT-tjänster
Vilken upphandlingsmodell passar bäst för ditt företag? Kanske är det mest ekonomiskt att lägga ut all form av IT på ett externt företag, men å andra sidan kanske det blir billigare i det långa loppet att bara låta leverantören skapa ett paket som sedan levereras till ditt företag och där ni tar över driften och underhållet? Kanske är det till och med bättre att dela upp IT-driften på två eller flera företag utifrån deras kompetenser? Dessa frågor får du svar på genom att jämföra priser och se vad som verkligen ingår i de olika leverantörernas IT-lösningar. IT är ett brett begrepp och inte sällan används olika termer och begrepp för att förklara samma sak. Var inte rädd för att fråga om det är något du inte förstår, att kunna förklara IT på ett begripligt sätt är A och O för en bra IT-leverantör.
Säkerhet kring information och personuppgifter
Det företag du väljer måste kunna garantera informations- och personuppgiftssäkerhet. Vilka garantier kan leverantören ge för att all information kring ditt företag hanteras på ett säkert sätt? Detta är en fråga som har satt många företag och även myndigheter i klistret, när information exponerats eller hamnat i fel händer. En leverantör måste kunna garantera smidighet och säkerhet vid kritiska affärsuppgörelser, vid fakturering och vid hantering av personuppgifter och konfidentiella data.
Så hur vet du om leverantören kan hantera detta? Svaret är att det vet du inte, och därför ska det tydligt stå i samarbetsavtal och kontrakt vilket ansvar leverantören tar för säkerheten. Allt ni kommer överens om och som lovas från leverantörens sida måste in i kontraktet, annars sätter du ditt företag i ett känsligt och exponerat läge.
Välj leverantör utifrån ditt företags storlek
När du gör en upphandling av IT går du en balansgång mellan att ställa de krav som är nödvändiga för att ditt företag och dina anställda ska kunna bibehålla sin maxkapacitet och säkerhet, och att de företag du tillfrågar ska anse det värt att lämna konkurrenskraftiga bud. Är ditt företag stort bör du i regel också välja en stor leverantör, som har musklerna att hantera både komplicerade tekniska system och stora affärsuppgörelser. Har du ett litet företag kan det dock passa bättre också med en liten leverantör, som ni kan utveckla en personlig relation till och som kan växa tillsammans med er och kanske så småningom till och med införlivas i företaget.